Вы не всегда будете председательствовать на совещаниях. Но, тем не менее, и вы, и всякий другой присутствующий можете сыграть здесь важную роль. Предлагаем несколько советов как продуктивно провести встречу.
Будьте готовы к дискуссии. Прочитайте повестку дня заранее и подумайте над каждым пунктом. Проведите необходимое исследование, это усилит вашу позицию и ваш вклад в работу совещания. Перед началом совещания обратитесь к председательствующему или к кому-то из членов совета и поделитесь своими соображениями, чтобы проверить их.
«Точность — вежливость королей». Часто ли вы опаздываете на встречу? Не затягиваете ли совещания? Не вынуждаете ли людей ждать вас? Не превышаете ли вы время при презентациях? О чем говорит такое поведение тем, кто не привык к столь расточитель-ной небрежности?
Если вы явитесь до начала совещания, то достигнете сразу четырех целей:
□ проявите свою преданность делу;
□ ничего не пропустите и получите полную информацию;
□ сможете завязать контакты с другими, пришедшими раньше;
□ сможете выбрать себе самое удобное кресло. Выберите удобное место
Явившись на совещание, не выказывайте безразличия тем, что сидите в стороне от остальных. Садитесь поближе к председателю собрания, чтобы ваш вклад в работу оценили полностью. Не садитесь напротив того, кто может стать вашим оппонентом.
Внимательно слушайте других, не погружайтесь в мечты и не проявляйте невежественность, делая что-то, пока другие выступают. Когда кто-то обсуждает вопрос, интересующий вас, не вскакивайте с места и не начинайте торопливо излагать свои идеи, пока выступающий не закончит говорить.
Вести собрание — трудное дело, это особенно касается самолюбия собравшихся. Помогите ведущему в том, чтобы собрание шло по намеченному плану. Спросите ведущего перед началом, чем бы вы могли ему помочь, с тем, чтобы ваша доброжелательность, высказанная во время собрания, не выглядела как угроза. При этом не используйте человека из другой группы как жертву.
Не отклоняйтесь от темы. Сосредоточьте внимание на обсуждаемом пункте повестки дня. Когда другие ораторы станут отклоняться от темы, верните их на надлежащий путь; будьте, однако, осторожны, не перехватывайте власть у председательствующего.
Когда у вас есть что добавить, поделитесь этим с собранием. Не скрывайте своих идей. Но в то же время не монополизируйте обсуждение и не говорите слишком много. Если вы подозреваете, что увлеклись, посмотрите в глаза людей, когда говорите. Если они отвечают вам взглядом, то все в порядке. Если же опускают глаза, то значит, что-то не в порядке.