Удачливые коммерсанты знают, что убедительность зависит от их способности сосредоточиться на потребностях клиентов, а не на себе. То же самое относится и к успеху делового письма. Когда пишете, держите в голове два вопроса, которые задает себе ваш корреспондент: «Почему я должен это читать?» и «Что мне даст продолжение контакта по этому письму?»
Написав письмо, выбросите все мысли о нем из головы. Отложите его на некоторое время, затем прочитайте документ «на свежую голову.
Чтобы убедить читателя, надо понять его мировоззрение, знать уровень его образования, манеру общения и потребность в информации. Если вы продаете автомобиль, вам надо знать, не механик ли ваш покупатель по профессии, каков его статус, любит ли он скорость, комфорт или же его больше заботит цена, нет ли у вас конкурента, склонен ли ваш клиент к быстрым покупкам. Также изучите читателя, прежде чем изложить свои идеи на бумаге.
Заинтересуйте вашего читателя своим первым предложением. Сосредоточьтесь на потребностях читателя и включите их в свое сообщение.
Люди обычно запоминают первое, что они прочитали, и последнее. Поэтому последнее предложение должно говорить о том, что вы хотите получить от читателя. Ваши слова не будут убедительны, если вы напишете: «Не забудьте заполнить прилагаемый бланк и отослать его в отдел кадров до 30 июня». Лучше выразиться положительно: «Пожалуйста, заполните прилагаемый бланк и передайте его в отдел кадров до 30 июня».
Не стоит писать об особенностях новой программы здравоохранения, это ничего не даст читателю. Лучше расскажите, что конкретно это означает для потребителя: снижение цены, меньше бумажной волокиты, больше непосредственной врачебной помощи. Вот что заинтересует вашего читателя.
Предложение «Мы с гордостью сообщаем о резком увеличении льгот в нашей компании» сфокусировано на компании. Альтернативное предложение «Все служащие, работающие на полной ставке, будут получать дополнительный оплачиваемый отпуск в зависимости от должностного оклада» сфокусировано на служащих. Та-кое предложение заставит читателя дальше знакомиться с вашим письмом, ведь он уже заинтересован.
Убедительное письмо ограничивает объем доказательств, поэтому оно короче. Заставьте читателя почувствовать волнение, не утомляйте его фразами, вроде: «в ближайшем будущем», «рабочее решение», «резкое увеличение». Используйте короткие предложения, чтобы подчеркнуть важные моменты. («Вы сэкономите деньги. Мы гарантируем это».) Абзац не должен превышать четырех-пяти предложений. В отдельных случаях абзац может состоять из одного предложения.
Используйте слова «вы» и «ваше». Например:«Нам требуется демографическая информация для определения преимущественного подхода к выделению автомобильной стоянки, оплачиваемой компанией». Это предложение не включает участия читателя. Что, если сказать так: «Вы прости создать программу по выделению автомобильной стоянки, оплачиваемой компанией. Мы учли ваше пожелание. Теперь нам нужны вы, чтобы заполнить прилагаемый бланк, где было бы указано место вашего проживания». Да, вы использовали три предложения вместо одного для выражения той же мысли. В этом случае больше означает лучше, ибо вы обратились лично к читателю.
«Этот замечательный новый товар не поступит в продажу до первой недели января», — пишете вы. Не лучше ли сказать: «Этот замечательный новый товар поступит в продажу в первую неделю января». Можно использовать местоимение «вы» и написать так: «Вы начнете получать заказанные вами товары с первой недели января».
Выделяйте — но не переусердствуйте — главные мысли другим шрифтом, курсивом, избегайте ВЕРХНЕГО РЕГИСТРА и излишнего подчеркивания для акцентирования. Пользуйтесь нумерацией, чтобы обратить внимание читателя на особо важные пункты. Некоторые мысли выделяйте рамкой, но не слишком часто.
Использование проверочной программы поможет разыскать орфографическую ошибку, неверное употребление грамматического оборота, неправильный выбор слова, слишком длинное предложение и многое другое..
Источник: Мамонтов С. — 1000 советов бизнесмену