Наши советы помогут вам писать деловые письма ясно, точно, полно и в непринужденной манере. Вы научитесь правильно составлять план письма, отредактировать письмо, сделать его энергичным, что и даст ожидаемые результаты.
Размышления вслух помогут вам сосредоточить внимание на задании и достигнуть совершенства. Перед тем как сесть писать, занесите в блокнот несколько слов, оборотов, поговорок. Таким образом вы облегчите себе выбор из множества идей, мысли придут в порядок; и через некоторое время вы готовы письменно изложить свой замысел.
Спрячьте свое самолюбие и спросите окружающих, что они думают по поводу письма. Какая, по их мнению, информация была бы интересна для адресата, как бы они изложили ее. Закончив письмо вчерне, попросите окружающих прочитать написанное. После этого можно приступать к редактированию. Ваши друзья наверняка обнаружат ошибки, упущения, неточности, которые вы сами ни за что бы ни заметили. Окончательную редакцию документа сделайте сами.
Учитесь правильно и понятно выражать свои мысли
Главная цель вашего делового письма — передача мыслей. «Заковыристые» слова и длинные-предложения неуместны для бизнеса — это потеря времени и денег. Пишите короткими, понятными словами, которые должны звучать искренне и непринужденно, а не формально и сухо.
Употребляйте личные местоимения «я», «мне», «вы», «мы» и «нас». «Мое внимание привлекло…» звучит длинно и уводит читателя в сторону от важного сообщения. Вместо этого напишите точнее, например: «я узнал….» или «мне доложили…», или «правительственные исследования напоминают нам…». Вы даже можете сначала изложить свою новость, затем добавить «мы это знаем, потому что…». Избегайте использовать местоимение «мы», когда речь идет о том, что сделали лично вы, когда письмо вами же и подписано.
Страдательный залог вынуждает вас использовать больше слов и снижает выразительность высказывания. Сравните два предложения:
□ страдательный залог: «Изменение политики компании было одобрено исполнительным комитетом».
□ действительный залог: «Исполнительный комитет одобрил изменение политики компании».
Нет смысла сохранять действительный залог, если он увеличивает размер предложения.
Краткость — сестра таланта
Обороты типа «имеется» ничего не означают, они не дают ничего, кроме удлинения предложения. Рассмотрите следующие примеры. Плохое предложение: «В приложении имеется сопроводительный информационный листок, содержащий важное сообщение для служащих- пенсионеров». Лучше: «Приложение содержит важную информацию для служащих-пенсионеров».
(Вообще говоря), если вы выбросите (все) ненужные (и посторонние) слова (полностью) из вашего письма, оно (почти наверняка) станет (значительно) более точным.
Учитесь писать по-русски
Не надо реализовать использование, когда можно применить. Не предлагайте парадигму, если на самом деле это модель. Не надо выходить с новой идеей, когда ее можно просто предложить. Не надо выдвигать предостережение, когда можно предупредить. Не следует быть ознакомленным, лучше просто знать. Не следует инициировать, лучше начать. Не надо принимать неотложные меры, лучше действовать быстро. Не следует предпринимать попытку, когда можно попробовать. Употребляйте знакомые всем, простые, понятные читателю слова.
«В соответствии с достигнутой ранее договоренностью» звучит формально, академически и безлико. «Как мы договорились» сохраняет теплое, личное отношение. Не лучше ли заменить «Если у вас возникнут вопросы, можете обратиться к нам» на «Если будут вопросы, дайте мне знать»? «Если я могу вам в чем-либо помочь, не стесняйтесь позвонить мне» — это звучит лучше, чем формальное: «Если я могу вам в чем-либо помочь, обращайтесь по телефону…»
Правильно: «Я решил прибрести эту компанию», неправильно: «Я принял решение купить эту компанию». Правильно: «Служба маркетинга порекомендовала нам снизить продажную цену». Плохо: «Служба маркетинга выдала рекомендацию, чтобы мы снизили продажную цену». Скажите: «Мы быстро просмотрели этот плат вместо: «…подвергли срочному рассмотрению». Вместо «осуществление» пишите «начало», «выполнение».
Источник: Мамонтов С. — 1000 советов бизнесмену (Бизнес-психология) — 2003