Сотовые телефоны, факсы, ноутбуки, модемы — все это изменило средства общения людей и методы ведения бизнеса. Новые достижения в технике открывают возможности быстрой связи друг с другом, подготовки документации и необходимых вычислений, что дает определенные преимущества перед конкурентами, если вы пользуетесь всем этим лучше, чем они.
Используйте голосовую почту. Значимость вашей голосовой почты удвоится, если она работает как личная электронная память. Запишите даты всех деловых встреч, проектов, другую нужную вам информацию, и почта напомнит вам об этом вовремя.
Говорите медленно и четко. Сколько раз вы раздражались, прослушивая посланное вам сообщение, из-за торопливой речи, неясного голоса! Вам приходилось снова и снова перематывать ленту, чтобы разобрать слова. Два? Три раза? Если ваше сообщение — для нового абонента, отчетливо произнесите свое имя и повторите свой телефонный номер.
Голосовая почта поможет совершенствовать ораторские способности. Если есть возможность, прослушайте свои сообщения перед тем, как отсылать. Обратите внимание на лишние звуки, междометия, неправильное произношение, неубедительную интонацию. Прежде чем нажать кнопку пересылки, перепишите запись в улучшенном виде.
Разумно пользуйтесь селекторной связью. Не звоните и не принимайте звонков через телефон с громкой связью, кроме тех случаев, когда беседуете с группой людей. Когда другие лица слушают разговор, представьте звонящего сразу же. Организуйте дело так, чтобы каждый, кого вы представляете, сказал что-то в ответ: таким образом слушатели услышат голос и имя участника конференции.
Следите за состоянием факса. Никто не любит засоренных факсов. Приходится останавливать аппарат, очищать от бумаги, это вынуждает вас просматривать листы перед тем, как их выбросить. Отправка по факсу двадцатистраничного документа, который можно послать по почте, бездумна и неэкономична.
Используйте факс по назначению. Личные записки должны быть в запечатанном конверте. Приглашения на важные встречи следует писать на хорошей бумаге с гравировкой. Если нужен документ с хорошим внешним видом, не отправляйте его по факсу.
Максимально увеличивайте производительность своего «компа». Большинство людей знают, как использовать лишь 25 % возможностей программ обработки текстов и форматирования страниц. Если вы проведете несколько часов у компьютера в компании с хорошим описанием вашей программы, вы намного увеличите производительность своего PC.
Научитесь пользоваться дискетами. Храните дискеты подальше от источников тепла или холода, сигаретного дыма или разлитого кофе. Аккуратно наклейте этикетку для того, чтобы и вы, и другие сотрудники могли без труда найти то, что им нужно. Не вставляйте дискету в другие машины, не выяснив сначала их совместимость.
На случай поломок имейте своего мастера. Вы должны знать, куда следует обращаться, если ваш «винчестер» вышел из строя, когда у вас возникли неприятности с распечаткой данных или сломался факс, или если вы потеряли сообщение по электронной почте.
Зарегистрируйтесь на сервере Интернет. Напечатайте адрес своей электронной почты на визитной карточке рядом с номером факса. Добавляйте адрес электронной почты к своим сообщениям. Но не допускайте, чтобы преимущества такой связи отвлекали вас или ваших сотрудников от повседневной деловой жизни.
Пользуйтесь электронной почтой разумно. Нажатием клавиши вы можете послать сообщение кому угодно внутри вашей фирмы или же по внешней сети. Но подумайте, надо ли это делать?